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Outlook 365: E-Mails nur zu bestimmten Zeiten abrufen

Seit einiger Zeit versuche ich meine Produktivität zu erhöhen. Einer der Schlüssel dazu ist weniger Ablenkung in Outlook, einer meiner meistgenutzen Anwendungen. Denn wer viel mit Mails kommuniziert wird das Problem kennen: Kaum ist man im Mailprogramm um ein paar Mails an Kunden zu senden oder solche von ihnen zu beantworten, ruft das Mailprogramm automatisch neue Mails ab. Da ist Ablenkung vorprogrammiert – selbst wenn man alle Benachrichtigungen für neue E-Mails deaktiviert hat.

Mein Lösungsweg:
Ich will nur zu bestimmten Zeiten (bei mir aktuell 7:00 Uhr, 12:00 Uhr, 16:00 Uhr und 19:00 Uhr) Mails abrufen und in meinen Outlook-Posteingang bekommen. Ziel ist es diese dann zu ungefähr diesen Zeiten auf einen Rutsch zu bearbeiten und so dem Prinzip „Zero Inbox“ ein gutes Stück näher zu kommen.

Mit dieser kleinen Anleitung zeige ich dir, wie ich das Problem in Outlook 365 gelöst habe. Denn ich habe dazu keine funktionierende Anleitung gefunden. Alles was du dazu brauchst ist im Office 365 Paket von Microsoft bereits enthalten – weitere Addins oder Helfer benötigst du nicht. Es setzt allerdings voraus, dass du deine Mails auch über den Maildienst von Office 365 laufen lässt. Ich erkläre dir außerdem, warum andere Strategien mir nicht zielführend erschienen. Hier kommt also meine Lösung für ein „snooze Inbox“.

Mir bekannte Tools für die Pause in der Outlook-Inbox:

Bei meiner Lösungssuche habe ich zunächst „Boomerang“ (inboxpause.com) ausprobiert. Das erschien mir ziemlich fehleranfällig und war bei mir nicht zum Laufen zu bewegen. Auch erschienen mir das Handling unlogisch und ich musste für das Plugin ziemlich viel Rechte einräumen. Also habe ich es nach kurzer Zeit wieder gelöscht.

Vor Monaten fand ich schon mal ein Tool, dass das Problem in der Firewall des Systems löst: Die Ports zum Abrufen von E-Mails werden nur zu bestimmten Zeitfenstern geöffnet. Und ich fand einige Hinweise, dass man den Exchange-Server im Office 365 Paket ebenfalls so konfigurieren kann, dass Mails nur zu festen Uhrzeiten zugestellt werden. Beides hat aber einen entscheidenden Haken: Ich muss manuell sehr tief eingreifen, damit ich außerhalb dieser Zeiten doch mal auf eine Mail zugreifen kann – wenn ich das wirklich muss. Denn ich denke auch du kennst diese Telefonate, wo jemand sagt: „Ich schicke dir das mal schnell per E-Mail rüber.“ Und genau dann brauchst du einen Workaround um die E-Mail doch abrufen zu können.

Die Einstellungen von Outlook selbst lassen nur den Abruf alle „x Minuten“ zu. Das war für mich nicht zielführend, weil ich feste Zeiten haben will – unabhängig davon, wann ich das erste Mal Outlook starte. Außerdem scheint die Funktion nur für POP3- und IMAP-Konten zu greifen und hat in meinem Settings nichts bewirkt. Auch der Offline-Modus hilft nicht, weil ich ja weiter Mails versenden können will.

Mein Lösungsweg in Outlook 365:

Vorab: Wichtig ist, dass du deine Mails über Office 365 laufen lässt. Sonst musst du diesen Lösungsweg vermutlich ein bisschen adaptieren. Konkret heißt das in meinem Fall, dass alle Mails für die Domains theofel.de und theofel.com über die Mailserver von Microsoft laufen.

  1.  Zunächst legst du in dem betroffenen Konto einen neuen Ordner an. Ich habe diesen „InboxWait“ genannt. Nimm einen sprechenden Namen und sortiere ihn an einer Stelle ein, die du nicht immer im Blick hast. Zum Test lege bitte einen weiteren Ordner an, etwa „InboxTest“.
  2. Lege eine Regel an, die alle eingehenden E-Mails in diesen Ordner verschiebt. Wenn sinnvoll definiere weitere Ausnahmen von dieser Regel, was doch in den normalen Posteingang flattern soll. Bei mir sind das beispielsweise Benachrichtigungen über angenommene Anrufe meines Telefonservices.
  3. Nun loggst du dich unter office.com in deine Office-365-Konsole ein. Dort wählst du das Tool „Flow“. Damit kannst du Vorgänge zwischen Produkten der Microsoft-Familie aber auch vielen Drittanbietern wie Trello, Slack und Co automatisieren. In deinem Office-365-Paket ist ein kleines Flow-Paket mit dabei, dass für diese Nutzung völlig ausreichend ist. Vorausgesetzt du lässt den Flow nur alle paar Stunden laufen. (Ich habe mir die Oberfläche von Flow auf Englisch eingestellt, weil ich das besser verständlich finde. Die folgenden Screenshots zeigen daher immer englische Screens.)
  4. Lege einen neuen Flow an.
  5. Wähle als Trigger (den Startpunkt für einen neuen Flow) wählst du „Recurrance“ (in der deutschen Oberfläche heißt es meine ich „Wiederholungen“) und stelle diesen auf tägliche Ausführung. In den erweiterten Optionen stellst du die gewünschten Uhrzeiten ein. Das sieht dann etwa so aus:
  6. Als nächsten Schritt fügst du die Aktion „Get emails“ (deutsch „E-Mails abrufen“) ein. In den weiteren Einstellungen wählst du den Ordner „InboxTest“ (später dann „InboxWait“ nach der Testphase) und wählst aus, dass alle E-Mails (nicht nur die neuen) und alle Anhänge mit abgerufen werden sollen. Stelle das Limit von 10 hoch. Ich nutze 20 – das reicht bei mir normal. Das Maximum ist 25. Solltest du mehr E-Mails als 25 pro Zustellungsrunde bekommen, musst du noch mal eine größere Schleife um deinen Flow drum herum bauen. Hier meine Einstellungen für diesen Schritt:
  7. Abschließend musst du nur noch definieren, was mit den E-Mails geschehen soll. Dazu legst du zunächst eine Foreach-Schleife an, die für alle zuvor gefundenen Objekte durchgeführt wird. Wähle dort als Typ unter „Add dynamic content“ aus dem vorherigen Schritt „Body“ aus. Nun fügst du in der Schleife noch die Aktion „Move mail“ (auf Deutsch „E-Mail verschieben“) ein. Wähle bei der Nachrichten-ID wieder über „Add dynamic content“ den Wert „Message ID“. Diesen siehst du in der Liste jedoch erst, wenn du rechts oberhalb der Auswahl auf „see more“ klickst. Und abschließend brauchst du nur noch dienen Zielordner anzugeben, was natürlich der normale „Posteingang“ ist. Fertig ist der Flow:

So einfach kann also ein leerer Posteingang und störunsgfreies Arbeiten unter Outlook 365 sein…

 

17 Kommentare

  1. Norbert Ammermann

    Flow läßt sich in meinem Office365 überhaupt nicht finden – naja noch drei Jahre Arbeit, dann kann ich Office aus dem „Fenster werfen“ 🙂

    • Hallo Norbert!

      Das Office Flow ist aktuell nur in folgenden Office-Paketen enthalten: (Quelle)
      Office 365 Business Essentials
      Office 365 Business Premium
      Office 365 Education
      Office 365 Education Plus
      Office 365 Enterprise E1 *
      Office 365 Enterprise E3 *
      Office 365 Enterprise E5

      Da du es scheinbar für die Arbeit einsetzt, vermute ich, dass du ein Office-Business-Paket einsetzt. Dann müsstest du es nach deinem Login auf office.com in dieser alphabetischen Übersicht aller Apps finden.

  2. Kai

    Hallo Jan,

    danke für das Tutorial, das ganze scheint insgesamt gut zu laufen. Auch die Probleme die du mit Boomerang und Outlook erwähnt hast, kenne ich. Ich denke hier ist es auch wichtig wie du erwähnt hast die InboxWait möglichst zu verstecken, so dass man nicht in Versuchung kommt doch schnell zu prüfen was eingegangen ist und schon ist man im Autopilot der E-Mail Verarbeitung 😉

    Ein Problem habe ich jedoch noch, wie handhabst du hier noch nachfolgende E-Mail Rules, z.B. wird die erste E-Mail Rule alle E-Mails in die InboxPause verschieben, anschließend verschiebt der Flow diese E-Mails in intervallen wieder in die Inbox, da es sich nicht wirklich um eine neue E-Mail handelt, dürften nachfolgende Regeln nicht mehr verarbeitet werden.

    Freue mich auf dein Feedback.

    VG
    Kai

    • Hi Kai,

      wenn du Regeln hast, die die Mails aus der Inbox raushalten, „stören“ die Mails dort ja nicht. Allerdings meldet sie Outlook vermute ich als neue E-Mails. Je nachdem was für Regeln das sind kannst du sie ja in mehrere „Inbox Wait“ packen und von dort in mehrere Ziele verschieben. Ist natürlich deultich aufwendiger. Oder du baust die Regel (wenn möglich) in den Flow ein und verschiebst dort in verschiedene Ziele. Beides nicht trivial. Leider.

      Jan

  3. Jan Erdmann

    Vielen Dank, sehr gute Anleitung. Klappt wunderbar.
    Alleine hätte ich das nie hinbekommen. Unglaublich, dass das so kompliziert ist.

  4. Andrea

    Stimmt, so einfach kann ein leerer Posteingang und störunsgfreies Arbeiten unter Outlook 365 sein

  5. Stephan

    Hallo,

    super Anleitung, Danke für die Mühe.
    Hast Du ggf. eine Idee (oder Hinweis, wo man weiter suchen könnte), wie genau dieser UseCase mit dem „klassischen“ Outlook umzusetzen ist?

    Danke & Grüße

    • Hi Stephan,

      nein für das klassische Outlook habe ich da leider keinen funktionierenden Ansatz. Ich habe bei meiner Suche ein paar Markos gefunden, die alle nach dem Prinzip arbeiten, dass die Mails erst per Regel in eine Mailbox geschoben werden und dann von dort per Makro zu bestimmten Zeiten in die Inbox verschoben werden. Allerdings hat nichts davon bei mir ohne längere Fehlersuche funktioniert.

      Jan

  6. Ralf

    Hallo Jan, vielen Dank für die Anleitung, die a) mein Problem gelöst hat und b) mir den Anstoß gab, mich mit Power Automate zu beschäftigen. Eine Anmerkung: Aktueller Stand (Mai 2021) ist, dass ich bei Apply To Each -> Select an output from previous steps nicht „Body“, sondern „Value“ angeben muss. Ansonsten wird der Flow zwar gespeichert, bricht bei der Ausführung aber mit einer Fehlermeldung ab.
    Vielleicht kannst du das ja bei Gelegenheit gegenprüfen.
    Viele Grüße
    Ralf

    • Danke für den Hinweis! Das mache ich. Muss das vermutlich eh für ein neues Konto mal umsetzen.

  7. Mary An

    Hallo,
    klasse Idee! Ich versuche gerade diesen Flow einzurichten. Doch schon beim Schritt „Get emails“ wird keine Auswahl eines Outlook Ordners angeboten, sondern man kann nur die ID einer email angeben. Hat sich was geändert? Hast Du eine Idee, wie es jetzt funktionieren könnte? Ich bekomme es seit 3 Tagen nicht hin.

    • Ich nutze das leider nicht mehr aktiv und kann daher nichts zum aktuellen Umsetzungsstand sagen. Vielleicht kann jemand der anderen Leser:innen hier helfen?

  8. Anne O.

    Hallo, ich bin so langsam echt am verzweifeln. Jedes Mal, wenn ich auf „apply to each“ im letzten Schritt gehe und „body“ auswähle, springt diese Auswahl automatisch zu „value“ um. Ich komme nicht weiter und der Flow funktioniert nicht. Gibt es hierzu einen Tipp?

    • Ich nutze das leider nicht mehr aktiv und kann daher nichts zum aktuellen Umsetzungsstand sagen. Vielleicht kann jemand der anderen Leser:innen hier helfen?

  9. Besten Dank für die super Anleitung. Bei mir hat es nicht sofort funktioniert, habe es dann aber schlussendlich mit folgenden Einstellungen geschafft:

    Flow heisst bei Office 365 neu „Power Automate“

    Nachdem in Outlook die Regeln erstellt worden sind, mit denen neue E-mails direkt verschoben werden muss ein neuer Flow erstellt werden:

    Neuer Flow -> Geplanter Cloud-Flow erstellen
    Diesen erstellen und dann bei den erweiterten Optionen die Uhrzeiten einstellen, zu denen der Flow ausgeführt werden soll.

    Dann beim „+“ einen neuen Schritt erstellen: „Emails abrufen (V3), Outlook 365″
    (Diesen Task mit den oben beschriebenen Einstellungen füllen“

    Wieder mit dem „+“ einen neuen Schritt hinzufügen:
    „E-mail verschieben (V2)“
    Nachrichten ID: „Nachrichten-ID“ auswählen. Daraufhin wird automatisch ein Loop mit dem Inhalt „value“ erstellt.

    Nach diesen Einstellungen hat es bei mir funktioniert.

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