Seit einiger Zeit versuche ich meine Produktivität zu erhöhen. Einer der Schlüssel dazu ist weniger Ablenkung in Outlook, einer meiner meistgenutzen Anwendungen. Denn wer viel mit Mails kommuniziert wird das Problem kennen: Kaum ist man im Mailprogramm um ein paar Mails an Kunden zu senden oder solche von ihnen zu beantworten, ruft das Mailprogramm automatisch neue Mails ab. Da ist Ablenkung vorprogrammiert – selbst wenn man alle Benachrichtigungen für neue E-Mails deaktiviert hat.
Mein Lösungsweg:
Ich will nur zu bestimmten Zeiten (bei mir aktuell 7:00 Uhr, 12:00 Uhr, 16:00 Uhr und 19:00 Uhr) Mails abrufen und in meinen Outlook-Posteingang bekommen. Ziel ist es diese dann zu ungefähr diesen Zeiten auf einen Rutsch zu bearbeiten und so dem Prinzip „Zero Inbox“ ein gutes Stück näher zu kommen.
Mit dieser kleinen Anleitung zeige ich dir, wie ich das Problem in Outlook 365 gelöst habe. Denn ich habe dazu keine funktionierende Anleitung gefunden. Alles was du dazu brauchst ist im Office 365 Paket von Microsoft bereits enthalten – weitere Addins oder Helfer benötigst du nicht. Es setzt allerdings voraus, dass du deine Mails auch über den Maildienst von Office 365 laufen lässt. Ich erkläre dir außerdem, warum andere Strategien mir nicht zielführend erschienen. Hier kommt also meine Lösung für ein „snooze Inbox“.
17 Kommentare
Ich kann mich noch gut an die Zeit erinnern, als ich ein großer Fan von LaTeX (ein Textsatzsystem) und mutt (ein E-Mail-Programm auf der Kommandozeile) war. Damals habe ich alles verteufelt, was aus dem Hause Microsoft kam – und die Programme dort gaben mir damals recht.
Seit einiger Zeit setze ich die Textbaustein-Software PhraseExpress ein. Diese will ich euch heute vorstellen, denn sie optimiert deinen Arbeitsprozess erheblich. Es handelt sich um ein Textbaustein-Tool, mit dem ihr beliebige Tastatureingaben durch komplexe Textblöcke ersetzen lassen könnt. Damit könnt ihr beispielsweise sicherstellen, dass ihr wichtige Kontaktinformationen immer korrekt schreibt, in wenigen Minuten hunderte wirklich persönliche aber gleichartige E-Mails versenden oder eure Antworten auf typische Anfragen schneller „eingeben“. Das erspart euch im Alltag unglaublich viel Zeit. Und das geht so:
Heute habe ich mein Archiv hier im Weblog umgestellt. Da ich seit 2004 blogge ist die Liste im Monatsarchiv nämlich zu einer endlosen Scroll-Geschichte verkommen. Verzichten wollte ich dennoch nicht darauf, denn es liefert auf einen Blick die Informationen wie lange das Blog schon aktiv ist. Und für Google gibt es noch mal eine zusätzliche interne Verlinkung, über die alle Beiträge schnell erreichbar sind.