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Kategorie: Software

Outlook 365: E-Mails nur zu bestimmten Zeiten abrufen

Seit einiger Zeit versuche ich meine Produktivität zu erhöhen. Einer der Schlüssel dazu ist weniger Ablenkung in Outlook, einer meiner meistgenutzen Anwendungen. Denn wer viel mit Mails kommuniziert wird das Problem kennen: Kaum ist man im Mailprogramm um ein paar Mails an Kunden zu senden oder solche von ihnen zu beantworten, ruft das Mailprogramm automatisch neue Mails ab. Da ist Ablenkung vorprogrammiert – selbst wenn man alle Benachrichtigungen für neue E-Mails deaktiviert hat.

Mein Lösungsweg:
Ich will nur zu bestimmten Zeiten (bei mir aktuell 7:00 Uhr, 12:00 Uhr, 16:00 Uhr und 19:00 Uhr) Mails abrufen und in meinen Outlook-Posteingang bekommen. Ziel ist es diese dann zu ungefähr diesen Zeiten auf einen Rutsch zu bearbeiten und so dem Prinzip „Zero Inbox“ ein gutes Stück näher zu kommen.

Mit dieser kleinen Anleitung zeige ich dir, wie ich das Problem in Outlook 365 gelöst habe. Denn ich habe dazu keine funktionierende Anleitung gefunden. Alles was du dazu brauchst ist im Office 365 Paket von Microsoft bereits enthalten – weitere Addins oder Helfer benötigst du nicht. Es setzt allerdings voraus, dass du deine Mails auch über den Maildienst von Office 365 laufen lässt. Ich erkläre dir außerdem, warum andere Strategien mir nicht zielführend erschienen. Hier kommt also meine Lösung für ein „snooze Inbox“.

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Schneller Schreiben dank Textbausteinen

Textbausteine per PhraseExpress ersetzenSeit einiger Zeit setze ich die Textbaustein-Software PhraseExpress ein. Diese will ich euch heute vorstellen, denn sie optimiert deinen Arbeitsprozess erheblich. Es handelt sich um ein Textbaustein-Tool, mit dem ihr beliebige Tastatureingaben durch komplexe Textblöcke ersetzen lassen könnt. Damit könnt ihr beispielsweise sicherstellen, dass ihr wichtige Kontaktinformationen immer korrekt schreibt, in wenigen Minuten hunderte wirklich persönliche aber gleichartige E-Mails versenden oder eure Antworten auf typische Anfragen schneller „eingeben“. Das erspart euch im Alltag unglaublich viel Zeit. Und das geht so:

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Migration from Movable Type to WordPress

Da dieser Artikel nur ein sehr kleines Zielpublikum haben wird, verfasse ich diesen auf Englisch.

During the last weeks I migrated three old (I should rather say very old) installations of Movable Type to WordPress. For the younger generation: Movable Type is one of the first blogging systems which came out long bevor WordPress was published.

For this process I created some SQL code which migrates more information between the systems than a regular export and import would do. It still covers not everything but you can easily extend it for your needs. For newer versions of Movable Type you might also need some changes.

The method will transfer posts, comments, categories and tags from Movable Type to WordPress. It is based on the assumption, that you only use one author. It works for German special characters when it comes to the slug. You can run this SQL code multiple times, because it will delete all existing database entries.

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Übersichtliches Archiv für langjährige Weblogs

Heute habe ich mein Archiv hier im Weblog umgestellt. Da ich seit 2004 blogge ist die Liste im Monatsarchiv nämlich zu einer endlosen Scroll-Geschichte verkommen. Verzichten wollte ich dennoch nicht darauf, denn es liefert auf einen Blick die Informationen wie lange das Blog schon aktiv ist. Und für Google gibt es noch mal eine zusätzliche interne Verlinkung, über die alle Beiträge schnell erreichbar sind.

Heute habe ich dann ein Plugin entdeckt, das dem Abhilfe schafft: Compact Archives von WPBeginner. Es stellt ein sehr kompaktes Monatsarchiv für WordPress dar. Links seht ihr im Bild den Vergleich des alten Archivs (ok, die ersten von Hunderten Zeilen) und dem neuen.

Dabei bietet das Plugin drei Darstellungsvarianten für den Monat: Das Kürzel (wie bei mir) nur den ersten Buchstaben oder eine Zahl. Ich habe das Plugin noch ein wenig modifiziert:

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Der einfachste Feedreader für Windows

Ich habe mir vorgenommen wieder aktiver Weblogs zu lesen. Da steht dann am Anfang die Entscheidung, welcher Feedreader für Windows es sein soll. Für mich ist klar, dass es ein Offline-Client sein soll, damit ich die Beiträge auch ganz bequem unterwegs lesen kann – auch dann wenn ich gerade nicht online bin.

Bei meiner Suche nach guten Feedreadern für Windows fand ich hauptsächlich Anwendungen die mir nicht zugesagt haben Beispielsweise weil sie schon lange kein Update mehr bekommen haben. Und dann erinnerte ich mich daran, in Outlook mal was mit RSS-Feeds gesehen zu haben. Wieso also noch ein Programm installieren, wenn Outlook das auch kann?

outlook-feedreader-fuer-windows.png

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Why Contactually sucks! – Finger weg!

Executive summary in English:
Do not use Contactually! This software really sucks, has many bugs, a very bad support and promises needed features for months now. It’s a waste of time and money. Even COO Tony Cappaert seems not to believe in his own product. (Some more details after the German part.)
The only(!) good thing they have is the scale mail feature. Could any other software vendor please add this to their solution? Thanks!

UPDATE 2015-04-10: If you still need a reason why you should NOT use Contactually: Tony limited my account so important features are gone and will close it in ten days. So the third day in a row I can’t really work with my most important asset: My contacts. Reaction like a child, not like a COO. Congratulations!
Wenn du noch einen Grund suchst, deinen Contactually-Account möglichst bald zu kündigen, hier kommt er: Tonys Reaktion auf meine Beschwerde war ein limitieren meines Accounts mit der Ankündigung ihn in 10 Tagen zu schließen. Damit habe ich nun zum dritten Tag in Folge keinen vollständigen Zugriff auf wichtige Funktionen für meine Arbeit! So reagiert ein kleines trotziges Kind, aber nicht ein COO.

Offen gestanden mag ich sie nicht, diese Beschwerde-Blogposts. Daher habe ich das schon sehr lange nicht mehr gemacht. Aber der amerikanische Software-Anbieter Contactually hat sich meine Missgunst über Monate mühselig erarbeitet, so dass ich diese Arbeit einfach würdigen muss. Und dabei reden wir nicht nur von ahnungslosen Supportern: Selbst als ich dem COO Tony Cappaert die untenstehende Liste der Probleme seiner Software schicke, antwortet er mir sinngemäß, dass ich doch einfach einer andere Software nutzen solle. Sollte seine Aufgabe nicht sein, sein Team anzuhalten die Bugs schnellstmöglich zu fixen und dringend nötige Funktionen bald einzubauen? Also wenn der COO nicht mal an sein Produkt glaubt, warum solltest du das tun?

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